新潟県小千谷市で、棚田を耕作している32集落で構成されている組織です。32集落で守っている棚田は、180haにも及びます。棚田は平らな農地に比べて耕作の手間はかかりますが、美味しいお米ができ、景観や文化的な価値があります。

作者の減少や高齢化という大きな課題はありますが、将来にわたって小千谷市の棚田が保全していけるように、国の交付金を活用した耕作者への耕作支援など様々な取り組みを行っています。

【プロボノワーカー】として、【事務書類作成効率化の提案】に関してご協力いただける方を募集しています。
今回求めている支援は、国の補助金事務の効率化の提案です。

私たちの活動の原資は、農水省が行っている「中山間地域等直接支払い制度」という交付金です。棚田が平場の地域の田んぼに比べて耕作に手間がかかることから、国は耕作者への金銭的な支援、農道や水路を管理するための費用を、同制度で支援しています。

ただし交付金を受け取るには、費用の収支に関する書類（領収書、見積書、請求書など）や活動内容に関する書類（活動の日報、写真帳の作成）など、数多くの書類の作成が必要です。現在これらの書類はすべてエクセルとワードで作成しており、事務作業が非常に煩雑です。

作成が必要な書類は、1集落あたり収支に関する書類は平均30～40枚程度、活動報告に関する書類は10～20枚程度（1集落あたり）あります。またそれらを一覧にまとめた書類や、農家さんが受け取った交付金を確定申告するための通知書類の作成も必要です。

耕作者の皆さんは高齢でPCが使えない方が大半であるため、32集落の書類を3名の事務担当者ですべて作成しております。

そこで今回の募集では、この事務作業を効率化する方法をご提案いただきたいと考えています。事務効率化の方法は問いません。あまり高額でなければ、なんらかの業務システムの導入という方法もあって良いかと思います。

業務が効率化すれば、3名の事務担当者は事務だけに追われずに「新規就農者の確保に向けた取り組み」や「棚田米の直販拡大」などの棚田を維持していくために必要な活動に、より多くの時間を割けるようになります。

「組織の事務効率化に実際に携わったことがある」などのご経験のある方がいらっしゃればうれしいです！

今回のプロジェクトは事務効率化ですが、地方の農村の活性化や農業振興に関心を持って一緒に取り組んでもらえるとありがたいです。

新潟県小千谷市は美しい棚田地域を守ろうと、ベテランの農家から若い新規就農者まで一体となって維持保全活動に取り組んでいます。ただ自分たちでは解決できない課題も多く抱えているため、ぜひ仲間になっていただきお手伝いいただけると助かります。